Delegar tarefas é algo que muitos executivos e empreendedores sabem que devem fazer para se desafogarem, liberarem um pouco de seu tempo para se dedicarem a atividades estratégicas, como por exemplo, planejar o futuro da empresa, mas que têm muita dificuldade em fazer. Pensando em ajudar esses gestores, vamos falar sobre como delegar tarefas ajuda a construir equipes e desenvolver organizações.
Porque você deveria delegar tarefas
Você deveria delegar tarefas porque, por melhor que você seja executando uma função, não pode se esquecer que você é um ser humano como todos os outros, limitado pelas leis da Física e da Biologia. Ou seja, você não consegue estar fisicamente em mais de um lugar ao mesmo tempo. E reconheçamos, se tentar estar mentalmente em dois lugares, resolvendo várias coisas ao mesmo tempo, tem grandes chances de fazer pelo menos uma delas malfeita.
Você também não está livre das leis da Biologia. Por mais que você seja um profissional de uma dedicação exemplar ao trabalho, e acredite que tem uma resistência acima da média, você precisa de tempo para descansar, se alimentar, dormir, ter momentos de lazer, praticar esportes, e ter uma vida pessoal como qualquer outro ser humano.
Se você se identificou com essa situação, sabemos que na vida real existem imprevistos e emergências. Mas eles têm que ser uma exceção, não uma regra. O fato é que se negligenciar constantemente essas necessidades, em algum momento pagará uma conta alta em termos de saúde física e mental.
Por que você evita delegar tarefas?
Mesmo com todos os benefícios, como poder dedicar mais tempo às atividades que vão agregar mais valor à empresa, além de um tempo para si próprio, para poder ter mais qualidade de vida, praticar esportes e atividades que você gosta, você já parou para pensar por que você evita delegar tarefas? Se não, você deveria, pois é algo que pode estar atrapalhando o desenvolvimento da sua organização e o crescimento da sua empresa.
Conversando com vários outros executivos e empreendedores, pude detectar que por trás de justificavas com frases feitas, como “se quer bem feito, faça você mesmo” ou “o olho do dono engorda o porco”, existe uma série de receios e crenças limitantes, que, aproveitando a metáfora, impedem que o rebanho cresça.
Entre esses receios, existem alguns razoavelmente aceitáveis, como de que o trabalho não seja bem executado, ou entregue no prazo, e outros nem tanto, como o medo de, ao compartilhar o conhecimento necessário com alguém para que se possa delegar uma tarefa a essa pessoa, ela se torne um concorrente: Por um cargo de chefia dentro da empresa, ou por um cliente, fora dela.
Ou seja, são questões muito mais relacionadas a um certo medo de perder o controle
O que é verdade, e o que não é, sobre delegar tarefas
Delegar tarefas não significa perder o controle, mas exercer a liderança, edificar um time que saiba trabalhar em equipe e um sistema de trabalho que permita que esse controle exista sem que você precise estar por perto o tempo todo. É uma habilidade essencial que os líderes precisam ter, mas que também traz desafios. É o que se chama de “problema bom”.
Para todos os gestores, especialmente aqueles que começaram suas empresas do zero, delegar tarefas pode ser desafiador. Mas é superar esses desafios que prepara a organização para voos maiores. É preciso crescer para se estruturar, mas também é preciso se estruturar para crescer.
Entre os desafios do gestor para delegar tarefas, está saber qual de seus colaboradores é a pessoa mais adequada para a tarefa, como garantir que essas tarefas sejam executadas no prazo e com a qualidade desejada.
Além disso, é importante observar os talentos que existem dentro da própria equipe, para entender quais são os mais prontos para assumir essas tarefas, evitando sobrecarregar um dos membros e subutilizar outros.
Delegar tarefas pode gerar conflitos. Saiba como gerenciá-los:
É natural que haja divergências e discordâncias em um ambiente de trabalho colaborativo, especialmente em um processo criativo. Mas essas divergências devem ser resolvidas de forma construtiva e respeitosa, para manter o clima positivo e saudável.
Entretanto, delegar tarefas pode gerar conflitos adicionais à medida que, quando se delega um trabalho, também se delega uma responsabilidade, que junto, traz alguma autonomia para a tomada de decisões e oportunidades para exercitar essa autonomia. É um momento em que aqueles que têm habilidades de liderança e realização podem demonstrar essas habilidades.
Algumas pessoas podem se sentir sobrecarregadas por achar que receberam tarefas demais, e outras, desvalorizadas por achar que receberam menos tarefas do que poderiam dar conta. Qualquer um desses casos pode gerar insatisfação, desmotivação e conflitos internos na equipe.
O líder, nesses casos, deve ter critérios racionais, que mesmo que não sejam públicos, façam sentido para ele, para que saiba explicá-los, se for questionado. E ficar atento a sinais de tensão, insatisfação ou desmotivação na equipe, intervindo quando necessário para mediar os conflitos e restaurar o clima positivo.
10 passos para delegar tarefas e obter bons resultados
Escolha a pessoa certa para a tarefa, considerando suas habilidades, experiências, interesses e disponibilidade.
Prepare-se: Certifique-se de ter uma visão clara do que espera alcançar, prazo, recursos disponíveis e quais os critérios de qualidade. Lembre-se que delegar tarefas não significa abrir mão do controle. Significa ter mecanismos de controle que sejam claros para quem realiza a tarefa e quem avalia. E uma das melhores formas de fazer isso é saber se o prazo e os recursos oferecidos para a tarefa são adequados.
Atribua a tarefa: Comunique à pessoa que você escolheu para delegar a tarefa quais são as expectativas, no que se refere a objetivos, seu papel e responsabilidade, inclusive no contexto de um projeto maior ou da organização. Seja claro, objetivo, e evite ambiguidades ou suposições.
Confirme se a tarefa está clara: Verifique se a pessoa para quem você delegou a tarefa a entendeu bem e está de acordo com ela. É recomendável pedir que ela repita ou resuma o que você disse, dando a você a oportunidade de esclarecer qualquer ponto que não esteja claro. Certifique-se de que ela se sinta confiante e motivada.
Seja específico: Forneça todas as informações necessárias para a pessoa para quem você delegou a tarefa a execute com sucesso, como instruções, orientações, exemplos, modelos, referências. Deixe claros os limites de sua autoridade e autonomia na realização dessa tarefa, e os canais de comunicação para ela reportar o progresso ou tirar dúvidas.
Ofereça treinamento: Ofereça treinamento e suporte à pessoa para quem você vai delegar tarefas. Ajude-a a desenvolver as competências que ela precisa, acompanhe seu desempenho e dê feedback construtivo e ofereça orientação quando necessário. Não assuma que ela sabe tudo ou que não precisa de ajuda.
Faça follow-up regularmente: Faça follow-up para monitorar o andamento da tarefa e verifique se a pessoa está cumprindo os prazos, padrões de qualidade e demais itens acordados. Não interfira no trabalho dela, ou dê opiniões, a não ser que ela peça. Mas esteja disponível para dar apoio ou resolver problemas que possam surgir. Reconheça seus esforços e conquistas e evite críticas diretas.
Não microgerencie: Delegar tarefas não significa controlar ou supervisionar cada passo da pessoa. Permita que ela realize a tarefa do seu jeito, desde que atenda aos objetivos definidos. Respeite sua individualidade, deixe que desenvolva sua criatividade e confie em sua capacidade. Você a escolheu.
Dê feedback: Ao final da tarefa, dê feedback, avaliando o resultado e o processo com a pessoa. Seja honesto e específico sobre seus pontos fortes e fracos, acertos e erros, e sugira áreas de melhoria. Agradeça pelo seu trabalho e pela sua colaboração.
Comemore: Comemore o sucesso da tarefa, e dê o justo reconhecimento do valor da contribuição da pessoa para o projeto ou para a organização. Compartilhe os resultados com os demais envolvidos e incentive-os a também parabenizar a pessoa para quem você delegou a tarefa , demonstrando que você aprecia seu trabalho e confiança.
Principais benefícios de delegar tarefas
Aumentar a motivação e o engajamento da equipe:
Delegar tarefas é uma demonstração de confiança na equipe e de reconhecimento do trabalho dos seus colaboradores, o que pode contribuir para aumentar sua satisfação e seu comprometimento com os resultados.
Desenvolver habilidades e talentos de sua equipe:
ao delegar tarefas, você estimula o aprendizado e o crescimento profissional dos seus colaboradores, descobrindo talentos e tornando sua empresa mais inovadora e criativa.
Melhorar a comunicação e o relacionamento interpessoal:
Ao delegar tarefas, você cria oportunidades de feedback e de troca de ideias entre você e a sua equipe, o que pode ajudar o clima organizacional e a cooperação.
Otimização de tempo e recursos:
Quando escolhe delegar tarefas, você evita sobrecarga de trabalho, e desperdício de energia, e ganha mais tempo para dedicar à sua vida pessoal, praticar seus esportes preferidos, o que pode melhorar a sua saúde e a sua qualidade de vida, além de reduzir custos e aumentar a eficiência da sua empresa.
Se preparar para crescer.
Atender mais clientes, aumentar seu ticket com projetos maiores, diversificar seu portfolio de produtos e serviços…independentemente de qual seja o caminho para a sua empresa crescer, a única certeza é que você não vai conseguir fazer tudo sozinho. Você terá de formar e preparar uma boa equipe. E para isso, precisará delegar tarefas.
Conclusão
Existem várias boas razões para você delegar tarefas na sua empresa. E é normal que haja alguma insegurança se não está acostumado a fazê-lo. Caso você não se sinta preparado para isso, é algo que você pode pedir a ajuda de um profissional especializado, como um coach ou mentor, para auxiliar você e sua equipe na tarefa.
