O feedback é uma ferramenta essencial para o desenvolvimento pessoal e profissional, permitindo que as pessoas saibam se sua performance está de acordo com as expectativas e, e o que podem fazer para melhorar. Oferecer essa informação de maneira correta é uma ferramenta importante para o sucesso de equipes e informações. Então, vamos falar de como dar feedback de maneira eficiente.
O Que é Feedback
Feedback é um processo de comunicação que envolve duas ou mais pessoas, que na tradução exata do inglês seria realimentar, extrair um dado de um processo ou de uma situação e utiliza-lo no controle, previsão e projeção ou correção imediata ou futura desse processo ou situação.
Então, estamos falando em fornecer a alguém as informações de que precisa para melhorar em algum aspecto.
O impacto do feedback na carreira de um profissional
O impacto exato do feedback na carreira profissional não é tão simples de quantificar, pois depende de vários fatores, como a qualidade do feedback fornecido, a capacidade de ação do indivíduo e o contexto específico da carreira. Além disso, seu impacto pode variar de pessoa para pessoa, pois a mesma mensagem pode ter efeitos diferentes em pessoas diferentes.
No entanto, pesquisas e estudos indicam que tem um impacto significativo nas carreiras profissionais, podendo, inclusive, ser muito positivo, como:
Melhoria do Desempenho:
Um estudo da Harvard Business Review mostrou que funcionários que recebem feedback regular têm um desempenho 3,6 vezes melhor do que aqueles que não recebem feedback.
Crescimento Profissional:
Pesquisas indicam que cerca de 70% dos profissionais valorizam o feedback como uma ferramenta importante para o desenvolvimento de suas carreiras.
Retenção de Talentos:
Funcionários que recebem feedback constante tendem a sentir-se mais valorizados e engajados, o que pode aumentar a retenção de talentos nas organizações.
Aprimoramento de Habilidades:
O feedback eficaz ajuda os profissionais a identificarem áreas de melhoria e aperfeiçoar suas habilidades, o que pode levar a promoções e avanços na carreira.
Comunicação Interpessoal:
O feedback ajuda a melhorar a comunicação e o relacionamento interpessoal, o que é essencial em muitos cargos e níveis hierárquicos.
Embora esses números forneçam uma visão geral do impacto do feedback na carreira profissional, é importante lembrar que por si só ele não garante o sucesso profissional. A maneira como é recebido e aplicado, juntamente com outras competências, habilidades e fatores comportamentais, as chamadas soft skills, desempenham um papel crucial no progresso profissional de um indivíduo.
Ou seja, é uma ação necessária, mas não suficiente, para uma carreira de sucesso. O feedback tem de ter qualidade, mas a ação resultante dele também precisa ter. O resultado pode desempenhar um papel fundamental no sucesso de uma carreira profissional.
Qual a melhor maneira de dar e receber feedback
Ao dar feedback, é importante escolher o momento certo, as palavras certas e fornecer exemplos específicos que embasem o seu argumento.
Ao receber feedback, é fundamental ouvir atentamente, não se colocar na defensiva ou pior, entender como uma crítica pessoal. Na verdade, é importante usar-lo para definir metas de desenvolvimento pessoal e profissional.
Tipos de Feedback
Existem vários tipos , cada um com seu propósito e aplicação específicos. Os principais são:
Feedback Positivo:
Este tipo de feedback destaca o desempenho excepcional ou comportamento desejado de um indivíduo, com o objetivo de estimulá-lo. É usado para reforçar ações positivas e motivar a repetição desses comportamentos. Por exemplo, elogiar um funcionário por concluir um projeto antes do prazo.
Feedback Construtivo:
Feedback construtivo é o termo utilizado quando existem áreas de melhoria no desempenho ou comportamento de alguém a serem apontadas. Deve ser oferecido de forma respeitosa e com sugestões claras de como melhorar. Por exemplo, indicar a um colega onde ele cometeu erros em um relatório e como pode corrigi-los.
Feedback Formal:
Bem detalhado e documentado, muitas vezes abordando várias áreas de desempenho, é planejado e estruturado, geralmente a partir de avaliações de desempenho ou reuniões regulares.
Feedback Informal:
Mais casual e espontâneo, frequentemente é fornecido no dia a dia do trabalho. Pode ocorrer em conversas de corredor, reuniões rápidas ou trocas de mensagens, e pode abordar questões imediatas e específicas.
Feedback de 360 Graus:
Envolve a coleta de feedback de diversas fontes, incluindo superiores, colegas, subordinados e até mesmo clientes. Oferece uma visão completa do desempenho de um indivíduo e é comumente usado em avaliações de desenvolvimento.
Feedback Direto e Indireto:
O feedback direto é fornecido pessoalmente, cara a cara ou por escrito. É entregue por meio de terceiros, como um supervisor que fornece a avaliação a um funcionário por meio de um colega.
Feedback Formalizado por Escrito:
Como o próprio nome diz, é o feedback documentado, geralmente em forma de relatórios, avaliações ou e-mails. É frequentemente usado em avaliações de desempenho e revisões.
Feedback Contínuo: Diferentemente das avaliações pontuais, é fornecido de forma regular, muitas vezes em intervalos mais curtos. É útil para acompanhar o progresso e realizar ajustes ao longo do tempo.
Feedback de Desenvolvimento: É focado no crescimento e desenvolvimento do indivíduo e geralmente, inclui sugestões para melhorias, treinamento ou aquisição de novas habilidades.
Feedback de Reconhecimento: Reconhece o esforço, a dedicação e os resultados alcançados por um indivíduo ou equipe. Pode ser uma forma poderosa de motivar e recompensar.
Cada um deles tem seu papel na comunicação eficaz e no desenvolvimento pessoal e profissional. A escolha do tipo apropriado depende do contexto e dos objetivos da comunicação.
Etapas essenciais para fornecer feedback eficaz
Preparação:
A primeira etapa de um bom feedback é a preparação, que envolve ter uma espécie de roteiro, que envolve coleta de informações, definição de objetivos claros, planejamento da comunicação, escolha do momento adequado, definição do tom e do conteúdo e preparação para perguntas e reações, entendimento e conclusão.
Coleta de Informações:
A coleta de informações é a base sobre a qual você elabora um argumento e uma linha de comunicação. Um feedback é uma avaliação sobre um resultado ou um comportamento de um indivíduo com o objetivo de modificá-lo ou reforçá-lo. Não é um julgamento sobre todos os aspectos da vida dessa pessoa, inclusive sobre aqueles que são irrelevantes para os objetivos da organização.
Então, a coleta de informações deve se focar nos aspectos relevantes relacionados ao desempenho, comportamento ou situação que você deseja abordar. Isso pode incluir observações, dados, exemplos e relatórios pertinentes.
Definição de Objetivos Claros:
Uma vez reunidas as informações, que são o ponto de partida do processo, você deve definir objetivos claros e específicos que você deseja alcançar .Isso ajudará você a manter o foco e a direção durante a conversa.
Garanta o foco, relevância e objetividade
Certifique-se de que o feedback que você está prestes a dar é relevante para os objetivos da organização, o desenvolvimento do receptor ou a resolução de um problema específico. Evite incluir informações não relacionadas que possam desviar a atenção do receptor. Seja gentil, mas não deixe que a conversa perca a objetividade.
Seja claro e específico sobre o que você está abordando. Use exemplos concretos de comportamentos, ações ou resultados que deseja discutir. Evite generalizações vagas. E não sobrecarregue o receptor com feedback excessivo. Concentre-se nos pontos mais relevantes e evite abordar múltiplos problemas de uma só vez.
Planejamento da Comunicação:
Planeje a conversa, definindo previamente a estrutura da comunicação, incluindo uma introdução, o feedback em si e possíveis soluções ou próximos passos. Este planejamento ajuda a tornar a conversa mais organizada e direcionada.
Segue uma sugestão para um roteiro de uma conversa:
Abra a conversa sendo amistoso.
Comece a conversa com uma abertura amigável e construtiva. Isso ajuda a estabelecer um clima positivo e receptivo. Você pode começar a conversa expressando seu desejo de apoio ao desenvolvimento do receptor.
Pratique Empatia:
Tente compreender a perspectiva do receptor. Coloque-se em seu lugar e pense em como ele pode reagir ao feedback. Isso ajuda a adaptar sua abordagem e tornar a conversa mais produtiva.
Evite linguagem negativa, acusatória ou ofensiva. Concentre-se em fornecer informações de maneira construtiva e não pessoalize o feedback. Use “eu” em vez de “você” para expressar suas observações.
Prepare-se para Perguntas e Reações:
Antecipe possíveis perguntas ou reações do receptor e esteja preparado para respondê-las de forma objetiva e respeitosa. Isso demonstra que você está aberto ao diálogo, e ouça atentamente. Dê espaço para o receptor expressar seus pensamentos e sentimentos. Ouça atentamente, sem interromper. A escuta ativa é essencial para criar um ambiente de diálogo.
Faça Perguntas Abertas:
Encoraje o receptor a compartilhar sua perspectiva fazendo perguntas abertas, como “Como você vê essa situação?” ou “Qual é a sua opinião sobre isso?” Isso promove a participação ativa e a compreensão mútua.
Evite Julgamentos Prematuros:
Evite fazer julgamentos ou conclusões precipitadas. Mantenha a mente aberta e reserve espaço para discutir diferentes pontos de vista.
Encoraje a Auto avaliação:
Incentive o receptor a se auto avaliar e a refletir sobre o feedback recebido. Isso promove o desenvolvimento pessoal e a responsabilidade, tornando o receptor protagonista da própria evolução profissional.
Ofereça Apoio e Soluções:
Em vez de apenas apontar problemas, ofereça apoio e sugira soluções práticas para melhorar o desempenho ou resolver questões. O feedback construtivo deve ser acompanhado de orientações para ação.
Confirme o Entendimento:
Ao concluir a comunicação do feedback, certifique-se de que o receptor compreendeu claramente as informações. Ofereça a oportunidade para esclarecimento de dúvidas.
Encerre de maneira positiva
Encerre a conversa de feedback com uma nota positiva. Reconheça os esforços do receptor e reforce seu apoio contínuo ao desenvolvimento. Deixe a porta aberta para futuras discussões.
Documente o Feedback
Em alguns casos, pode ser útil documentar o feedback, especialmente se ele estiver relacionado a questões críticas ou a metas específicas. Isso pode servir como um registro para futuras referências, mas é totalmente opcional.
Como tornar as pessoas mais receptivas ao feedback
O feedback é uma ação necessária para tornar equipes e organizações mais eficientes, mas muitas vezes as pessoas associam automaticamente o ato de receber feedback ao de receber cobranças e críticas, e são pouco receptivas a ele. Vamos falar então de como tornar as pessoas mais receptivas ao feedback.
Escolha o Momento Adequado:
Determine o momento apropriado para fornecer o feedback. Se possível, garanta que tanto você quanto a pessoa que vão receber esse feedback estarão disponíveis para conversar, e não sejam interrompidos por outros assuntos.
Escolher o momento adequado para o feedback envolve inteligência emocional.
Além da disponibilidade em agenda, leve em consideração estado emocional do receptor. Evite momentos em que ele esteja sob pressão extrema ou emocionalmente perturbado, o que pode levar a conversa para um nível pessoal, que não ajuda em nada o seu objetivo.
E lembre-se de ter com você mesmo a mesma sensibilidade que precisa ter com o receptor. Tenha certeza de que se trata de um momento emocionalmente adequado para você também.
Escolha as palavras, a linguagem e o tom adequados:
Selecione cuidadosamente suas palavras, evite linguagem negativa, acusatória ou ofensiva e, não custa relembrar, jamais use um tom áspero ou agressivo. Use uma abordagem construtiva e principalmente, não torne o feedback uma questão pessoal, para quem recebe ou para você!
O objetivo é a melhoria de comportamentos ou resultados da pessoa atuando na organização. Não fazer qualquer tipo de julgamento sobre a pessoa em si.
Crie um Ambiente Seguro:
Certifique-se de que o ambiente em que a conversa de feedback ocorre seja seguro, confortável e com a devida privacidade. O receptor deve sentir que pode expressar seus pensamentos e sentimentos sem medo de julgamento, retaliação ou exposição.
Esteja Aberto ao Diálogo:
Mostre-se aberto ao diálogo e ao feedback bidirecional. Quem recebe pode dar suas próprias opiniões. Demonstre disposição para ouvir as perspectivas e preocupações do receptor.
Evite uma situação de confronto.
Se o receptor reagir defensivamente ao feedback, evite entrar em clima de confronto ou adotar uma também uma postura defensiva. Em vez disso, escute atentamente e tente entender as preocupações dele.
Uma maneira de conseguir isso é manter uma linguagem positiva e construtiva durante a conversa, não acusatória, e reconhecer e validar os sentimentos e opiniões do receptor. Isso demonstra empatia e ajuda a criar um ambiente onde o receptor se sinta compreendido.
Evite Comparações Destrutivas:
Não compare o receptor com outras pessoas da equipe de maneira destrutiva.
Respeite os Limites do Receptor:
Reconheça os limites do receptor. Algumas pessoas podem precisar de tempo para processar as informações antes de responderem ou tomarem medidas.
Ações a serem implementadas a partir do feedback
Quando falamos em como dar feedback de forma eficiente, estamos falando não de apontar pontos de melhoria, mas de implementar ações corretivas a partir disso, que resultem em melhorias e crescimento individual e até organizacional.
Então, a partir do feedback fornecido você deve:
Estabelecer Metas Claras:
Defina metas claras e específicas para o receptor As metas devem ser mensuráveis e alcançáveis.
Estabelecer um plano de ação:
Colabore com o receptor para criar um plano de ação concreto que inclua passos específicos a serem tomados para alcançar as metas estabelecidas.
Definir Prazos:
Defina prazos realistas para a conclusão das ações corretivas. Isso cria um senso de urgência e responsabilidade.
Ofereça Apoio:
Esteja disponível para oferecer apoio contínuo e orientação ao receptor durante o processo de implementação das ações corretivas.
Acompanhe regularmente:
Acompanhe regularmente o progresso do receptor em relação às metas estabelecidas, e se necessário, faça ajustes.
Incentive a Autoavaliação do receptor:
Encoraje o receptor a se autoavaliar a respeito do próprio desempenho à medida que implementa as ações corretivas.
Dê o justo reconhecimento e celebre o sucesso
Dê o justo reconhecimento e celebre o sucesso do receptor em conquistar as melhorias propostas. Esse é um poderoso motivador.
Mantenha o foco no Crescimento e Desenvolvimento do receptor:
Mantenha o foco no crescimento e no desenvolvimento contínuos do receptor. O feedback não é apenas sobre correção, mas também sobre evolução pessoal e profissional.
Mantenha registros e documentos dos feedbacks fornecidos e de seus resultados
Mantenha registros documentados das ações propostas e dos resultados. Isso pode ser útil para avaliações futuras da pessoa que recebeu o feedback e suas mesmo, para se aperfeiçoar nessa tarefa.
Mantenha a comunicação aberta:
Mantenha uma linha aberta de comunicação com o receptor para que ele possa relatar quaisquer desafios, preocupações ou necessidades adicionais durante o processo. Isso demonstra seu compromisso de ajudar o receptor a melhorar e crescer.
Benefícios do Feedback para as organizações
Dar feedback de maneira eficiente não é benéfico apenas para os profissionais, individualmente. Pode trazer grandes ganhos para suas equipes e para as organizações como um todo. Entre esses ganhos estão:
Criar de uma cultura de reconhecimento
Destacar e recompensar o bom desempenho é uma excelente fonte de aumento de motivação.
Implementação de Ferramentas de Desenvolvimento a partir do resultado das entrevistas de feedback.
Uma liderança eficaz aprende e se aprimora com o que ouve nas entrevistas de feedback.
Melhoria na Comunicação interna:
A comunicação entre líderes e membros da equipe pode melhorar substancialmente nas conversas de feedback, pois os funcionários se sentem mais ouvidos e valorizados.
Implementação de uma cultura de Desenvolvimento Pessoal e Profissional:
Os funcionários que passam por processos de feedback entendem que tem um caminho claro para seu desenvolvimento, sentindo-se mais confiantes em suas funções e tendo autonomia e iniciativa de identificar possibilidades de melhoria
Redução na Rotatividade de pessoal
Empresas que aprendem como dar feedback de maneira eficiente veem uma diminuição notável na rotatividade de talentos, economizando tempo e recursos anteriormente gastos na contratação e treinamento de novos funcionários.
Criação de uma cultura de alto desempenho
Empresas que desenvolveram maneiras como dar feedback de maneira eficiente prepararam o ambiente para a criação de uma cultura de alto desempenho, com o aumento da motivação e do comprometimento dos funcionários, das equipes e de suas lideranças.
De acordo com estudo publicado na revista “Applied Psychology” que analisou a relação entre o feedback e o desenvolvimento de habilidades profissionais, foi possível fazer a seguinte correlação.
Apenas 26% dos funcionários que não recebem feedback regularmente estão engajados no trabalho, em comparação com 65% dos funcionários que recebem feedback semanal.
77% dos funcionários acreditam que o feedback é uma parte crucial do desenvolvimento profissional, de acordo com estudo da Universidade de Londres,
96% dos funcionários consideram que receber feedback regular é importante para o crescimento profissional, enquanto apenas 13% dos gerentes concordam em dar feedback regularmente.
